Comment Swim to Safety a réduit de 50 % le temps consacré aux tâches administratives

Olivier Rousseau
25 juillet 2022 2 minutes de lecture

Introduction

Swim to Safety est une école de sécurité aquatique qui aide les enfants de 3 ans et plus à apprendre à nager par eux-mêmes. L’emphase est d’aider les enfants à développer la capacité de nager de manière autonome. Depuis plus de 7 ans, ils servent des centaines de familles avec pour mission de réduire les taux de noyade grâce à la pratique et l’enseignement.

Selena, la propriétaire de Swim to Safety, cherchait un moyen de simplifier les inscriptions en ligne pour les parents. Elle souhaitait également trouver une solution complète qui aiderait à réduire le fardeau administratif de l’équipe.

Elle a choisi Activity Messenger pour la simplicité du processus d’inscription en ligne, les signatures numériques et les automatisations qui lui permette de passer moins de temps sur des tâches répétitives.

La situation

L’entreprise a connu une croissance substantielle au cours des dernières années et Selena voulait améliorer la gestion des cours. Quand ils ont commencé, il n’avait aucun moyen réel de prendre les inscriptions en ligne.

“Les gens nous envoyaient leur intérêt par courriel. On examinait ensuite le calendrier, regardait les options et les renvoyaient par courriel. C’était long et inefficace.

Il y a quelques années, ils ont décidé de passer à une plateforme d’inscription en ligne pour simplifier le processus. Cela a bien fonctionné pour les réservations mais tout le reste était encore manuel et compliqué:

“Nous devions envoyer manuellement toutes les factures et n’avions pas la possibilité de demander la signature numérique pour les renonciations ou les formulaires. À l’époque, nous fonctionnions à un petit niveau et ce n’était pas si grave. Mais ce n’était pas viable à long terme.

La solution

Les processus administratifs qui semblaient banals par le passé, sont rapidement devenus de véritables freins à la croissance. L’un des plus gros problèmes résolus par Activity Messenger est la capacité de capturer une signature numérique à tout moment du processus d’inscription en ligne.

Plus besoin de courir après les parents

Dans le passé, lorsque Selena avait besoin d’une signature, tout se faisait sur papier. Les parents les lisaient les décharges et les signaient le jour du premier cours.

“Il fallait toujours courir après les parents et c’était beaucoup de travail supplémentaire. Je suivais manuellement les paiements, les présences et chaque partie du processus. Activity Messenger a tout changé

Communications simplifiées et automatisées

Désormais, ils peuvent automatiser les communications avant, pendant et après les sessions. Cela a permis de réduire le temps passé à communiquer avec les parents et de s’assurer que chacun recevait la bonne information au bon moment.

“Il y a beaucoup d’informations que je dois donner aux parents entre les cours. Après le premier e-mail de la session, toutes ces informations ont été données verbalement. Mais évidemment, des trucs passeraient entre les mailles du filet

Par exemple, ils oubliaient parfois de rappeler aux parents qu’il n’y avait pas de séance la semaine suivante et il arrivait que des familles se présentaient à une piscine vide. Le changement le plus important depuis qu’elle a changer à Activity Messenger est la possibilité de tout mettre dans le système et de le laisser fonctionner. Il n’a plus d’oublis.

“ Pouvoir automatiser chaque partie du processus du client est incroyable. Toutes les informations sont configurées au début de la session et sont envoyés lorsqu’elles doivent partir. Je n’ai plus besoin d’y penser.

Désormais, lorsqu’un participant termine le vendredi, il n’est plus nécessaire de penser à ce que les parents doivent savoir pour la prochaine session. L’attention peut être à 100 % sur l’enfant qui est dans l’eau à ce moment-là et sur les besoins de cette famille plutôt que sur le côté administratif.

Une charge de travail réduite de moitié

Selena estime qu’Activity Messenger a réduit sa charge de travail de moitié. En plus d’être encore plus présente pour les enfants. Cela a aidé Swim to Safety à offrir une expérience optimale aux familles à tous les niveaux

“Je n’ai plus à courir après les parents. Je n’ai plus à envoyer des courriels du genre: n’oubliez pas que j’ai besoin de ce formulaire, n’oubliez pas que j’ai besoin de ce paiement. Je devais aussi courir après les dépôts. Et maintenant, tout se fait automatiquement.

En même temps d’intégré Activity Messenger, Swim-to-Safety a considérablement augmenté ses prix. Certains clients lui  ont mentionné l’augmentation du tarif. En s’inscrivant, quelques clients lui sont revenu en disant: « Wow, tout est si simple et automatisé maintenant ».

Comme nous a dit Selena; «Les parents aujourd’hui, ont très peu de temps. S’ils n’ont pas terminé le processus d’inscription parce qu’il comporte trop d’étapes ou qu’il n’est pas facile de le faire via un appareil mobile, ils oublient. Et, tu viens de perdre un client»

Un processus de réservation simplifié

Comment ont réagit ses clients depuis le changement vers Activity Messenger :

J’ai reçu des commentaires disant que c’était plus facile cette année, que c’était mieux, que c’était moins compliqué, moins long. Les gens n’ont plus besoin de me contacter lors du processus d’inscription.

L'avenir

Alors que Swim-to-Safety entame son huitième été, ils sont heureux d’avoir enfin trouvé un système d’inscription personnalisable selon leurs besoins uniques. Avec les tâches administratives et les communications automatisées simplifiées, Selena et son équipe peuvent se concentrer sur ce qu’ils aiment le plus; aider les jeunes enfants à apprendre à nager.

Selena prévoit également lancer un programme en ligne pour aider à enseigner et guider les parents en matière de sécurité aquatique. Et maintenant, ils ont le partenaire idéal pour les aider.

Démarrez une conversation avec l'équipe Activity Messenger

S'inscrire à l'infolettre

S'inscrire à l'infolettre pour recevoir les nouvelles fonctionnalités

Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.

© Activity Messenger

info@activitymessenger.com