Comment Vancouver Phoenix Gymnastics économise 40 h de travail administratif

Quatre grosses périodes d'inscription par année, des centaines de parents qui rafraîchissent la page en même temps, et un système qui n'arrivait pas à suivre. Voici ce qui a changé quand Vancouver Phoenix est passé à Activity Messenger.

4

Périodes d'inscription par année

40 heures

De travail administratif économisées

< 1 heure

Notre délai de réponse habituel pendant la migration

Le lendemain

D'une de leurs plus grosses périodes d'inscription, Kate avait le temps d'enregistrer un balado

« Si vous voulez faire grandir votre club, ou même juste fonctionner plus facilement avec moins de personnel, je n’hésiterais pas. J’aurais aimé le faire plus tôt. » – Kate Wall, Vancouver Phoenix Gymnastics Introduction Vancouver Phoenix Gymnastics offre de la gymnastique centrée sur l’athlète à Vancouver depuis 1969. Des cours récréatifs aux programmes compétitifs, le club compte beaucoup de membres, et ses programmes se remplissent vite.

Ce succès venait avec un problème : quatre grandes périodes d’inscription par année, chacune mettant à l’épreuve le logiciel derrière. Kate et son équipe ont transféré leurs inscriptions, leurs communications et, plus récemment, leur site web sur Activity Messenger. La journée des inscriptions est passée de la journée la plus stressante de la saison à une journée occupée comme une autre.

La situation

Le club avait dépassé les capacités de son logiciel. Gérer un grand nombre de membres, faire avancer les listes d’attente et garder des communications cohérentes avec les parents et le personnel devenait de plus en plus difficile, et l’ancienne plateforme n’arrivait plus à suivre. « On faisait de notre mieux, mais notre mieux n’était pas suffisant. » Le point de rupture, c’était les inscriptions elles-mêmes. À l’ouverture d’une période, les parents se précipitaient et le système ne tenait pas le coup. Certaines familles n’arrivaient pas du tout à s’inscrire. D’autres restaient bloquées en plein paiement sans savoir pourquoi. Et quand certains obtenaient leur place et d’autres non, ce n’était pas juste. « Les parents en parlaient entre eux. Une personne avait sa place, l’autre non, juste parce que le système avait planté. Ce n’était pas juste. » Chaque parent a un horaire pour s’organiser et un cours précis en tête. Quand le système plante, la question dans chaque boîte de courriel est la même : est-ce que j’ai eu ma place ou pas? Multipliez ça par quatre périodes par année, et la réception passe son temps à répondre à des courriels au lieu de gérer le gym. La solution Une plateforme qui s’adapte au club, et non l’inverse Kate ne cherchait pas une solution rapide. Elle voulait quelque chose qui suivrait la croissance du club. « J’ai vraiment aimé qu’on puisse l’adapter à nos besoins. Je voulais quelque chose qui grandirait avec nous, parce que je sais que ce dont on a besoin aujourd’hui sera différent dans un an. » Chaque club gère ses programmes à sa façon. Activity Messenger fonctionne comme des blocs : l’équipe choisit les morceaux dont elle a besoin et façonne la plateforme selon ses propres façons de faire. Et quand une fonctionnalité n’existe pas encore, l’équipe peut la demander. La confiance d’abord, le grand saut ensuite Vancouver Phoenix n’a pas commencé par les inscriptions. Le club a d’abord utilisé Activity Messenger pour les outils autour : formulaires, décharges de responsabilité, infolettres et textos. Au moment de transférer les inscriptions, l’équipe connaissait déjà la plateforme et savait comment le soutien répondait. Une migration qui ne ressemblait pas à une migration Transférer toute sa base de données, son personnel et tous les parents vers un nouveau système, c’est une grosse décision, et Kate ne l’enjolive pas. « Vous allez être nerveux, et c’est normal. C’est gros de tout transférer. Mais la migration s’est super bien passée. » Ce qui a fait la différence, c’est la planification. Des rencontres hebdomadaires avec notre équipe, un plan de gestion du changement clair et des réponses rapides. « Si on écrit un courriel, vous répondez en moins d’une heure, et encore plus vite quand c’est urgent. » L’autre clé, c’était de communiquer avec les parents tôt et souvent, pour que personne ne soit surpris le jour du lancement. Des automatisations qui rendent le club proactif Avant, les rappels de sessions et les courriels saisonniers étaient envoyés à la main, souvent dans la même semaine chargée où le personnel devait préparer les cours. Maintenant, ils sont automatisés et partent à temps pour chaque saison. « Ça permet au club de devenir proactif plutôt que réactif. » Kate peut aussi voir si les parents ont bel et bien ouvert un courriel, donc l’équipe sait qui relancer, au lieu de deviner. Les textos pour les changements de dernière minute et les listes d’attente Quand une place se libère cinq jours avant le début d’un cours, un courriel envoyé 48 h plus tard, c’est une occasion manquée. Avec les textos, la prochaine famille sur la liste d’attente voit l’offre tout de suite, prend la place ou la laisse au suivant. Même chose pour les annulations de dernière minute, et les textos peuvent joindre les deux parents dans le cas de familles séparées. Les résultats Les périodes d’inscription ne riment plus avec plantages, courriels perdus ou résultats injustes. Les parents trouvent ça plus facile de s’inscrire, surtout sur leur cellulaire, et les commentaires sont positifs. Pour l’équipe, les gains de temps sont les plus importants. Pendant leur semaine d’inscriptions la plus chargée, Kate estime que la plateforme fait économiser environ 40 h à l’équipe administrative, l’équivalent d’un employé à temps plein. Les rapports qui prenaient des heures (finances, présences, listes de participants) se génèrent en quelques clics et sont déjà bien formatés. La meilleure preuve : l’entrevue a été enregistrée le lendemain d’une des plus grosses périodes d’inscription du club. Au lieu d’être enterrée sous les courriels, Kate avait le temps de s’asseoir pour en parler. Vancouver Phoenix a depuis lancé son nouveau site web sur Activity Messenger. Les inscriptions, les communications et la vitrine publique du club sont maintenant au même endroit. « Chaque fois que je me connecte, il y a de nouvelles fonctionnalités qui n’étaient pas là la veille. C’est une super belle expérience. » Si votre club redoute la journée des inscriptions, l’histoire de Vancouver Phoenix montre que ça n’a pas à être comme ça. Commencez par les outils autour des inscriptions, bâtissez la confiance avec l’équipe, puis faites le grand saut.

Ce que Vancouver Phoenix utilise

Les inscriptions, les communications et leur site web, tout sur une seule plateforme.

Inscriptions en ligne

Gestion des listes d'attente

Formulaires en ligne

Automatisations

Infolettres

Textos (SMS)

Signatures électroniques

Créateur de site web

D’autres organisations comme la vôtre

Sport Manitoba

Comment Sport Manitoba simplifie la gestion de ses fédérations avec Activity Messenger

Nex Level Ninja

Comment Nex Level Ninja a ajouté 15 000 $ par mois en revenus de fêtes d’anniversaire

GymBC

Comment GymBC a mis ses formulaires, décharges et rapports d’accident en ligne

Découvrez comment fonctionne la plateforme

Parlez-nous de vos règles d'affaires uniques et de votre quotidien. On vous partagera comment Activity Messenger peut simplifier et moderniser vos opérations.

Voir la plateforme en direct

Une démo de 30 minutes, adaptée à vos besoins.

Explorer par vous-même

Guides, articles et réponses détaillées dans le centre d’aide.