Flip City Gymnastics est un club de gymnastique sans but lucratif en Colombie-Britannique avec plus de 800 membres et 38 membres du personnel. Chaque année, ils organisent plusieurs événements provinciaux tels que les championnats d’art et de trampoline.
Sherie et l’équipe de Flip City cherchaient à simplifier les ventes de billets d’événements et à tout mettre en ligne. Ils ont choisi Activity Messenger pour vendre des billets en ligne, réduire les files d’attente au kiosque d’admission et atténuer le risque de paiements en espèces.
Chaque année, la gymnastique Flip City accueille deux championnats provinciaux. Historiquement, les billets ont toujours été vendus en espèces au kiosque d’admission. Sheri voulait simplifier le processus en déplaçant toutes les ventes de billets en ligne.
En 2002, c’était la première fois qu’ils prenaient des ventes de billets en ligne en utilisant Activit Messenger. Les avantages de cette solution ont permis de gagner du temps immédiatement.
« Le temps d’administration qu’il faudrait pour traiter l’argent au cours d’une fin de semaine et pour faire le rapprochement et l’apporter à la banque, que le coût lié à cette plateforme a payé pour lui-même. »
Bien sûr, gagner du temps est toujours un avantage, mais un autre aspect qu’ils voulaient aider était le risque de gérer 30 000 paiements en espèces sur une fin de semaine.
« Vous ne savez tout simplement pas que cet argent pourrait servir à marcher. Vous ne savez pas ce qui pourrait arriver. Nous faisons confiance à nos bénévoles, ce qui réduit le risque de vol. »
Passant à une nouvelle façon de vendre des billets, il était important que le processus soit aussi simple que possible pour les clients à la porte et pendant la prévente.
« J’aime la façon dont nous avons réussi à faire en sorte que ce soit aussi simple que possible pour la personne qui achète un billet. Avec aussi peu de renseignements et d’étapes pour effectuer l’achat. »
Du côté des opérations, Sheri espérait que la vente en ligne aiderait aussi avec les files d’attente et les entrées les jours de l’événement.
« Nous avons été en mesure de rationaliser l’accueil des gens. Le fait de pouvoir utiliser les codes QR pour que de nombreuses personnes puissent acheter des billets en même temps a changé la donne. On avait juste besoin de quelques bénévoles pour guider les gens et c’était tellement simple. »
Les jours précédant l’événement sont généralement assez mouvementés. Avec tout ce qui se passe et la plupart des gens qui aident à devenir bénévoles, avoir une solution sur laquelle les bénévoles pourraient être formés en un rien de temps fait une grande différence.
« Je pense vraiment que Activity Messenger est la seule solution. Pour la facilité d’utilisation et le gain de temps. Mais aussi le fait que l’exigence de formation du personnel est si minime. »
La production de rapports était également plus difficile avec les paiements en espèces et l’activité Messenger a permis de gagner des heures de travail.
« Les rapports étaient tellement faciles après l’événement. Il n’a pas fallu beaucoup de temps pour exporter une feuille de calcul et voir exactement quels types de billets nous avions vendus. Cela nous a fait gagner des heures à rapprocher les paiements en espèces et à les apporter à la banque. »
Après avoir utilisé Activity Messenger pour deux événements en 2022, Sherri ne peut pas imaginer un monde sans lui.
« Il y a un petit coût administratif à la solution, mais cela finit par être une économie de coûts si on considère le temps et l’énergie qu’il faut habituellement pour traiter les paiements manuels. Je le recommande à quiconque vend des billets pour des événements sportifs. »
