Vous gérez une école d’arts martiaux et vous cherchez à simplifier votre gestion des inscriptions ? Ou bien vous venez de lancer votre école et vous recherchez le meilleur outil pour vous accompagner ? Le formulaire d’inscription est la porte d’entrée pour vos membres. Il est donc essentiel de le concevoir avec soin. Un bon formulaire facilite aussi votre gestion quotidienne en structurant efficacement les informations et en automatisant certaines tâches administratives.
Dans cet article, nous vous accompagnons pas à pas pour créer un formulaire d’inscription adapté à votre école d’arts martiaux, avec en bonus, un modèle prêt à l’emploi.
Découvrez un modèle de formulaire d’inscription en ligne pour écoles d’arts martiaux, créé depuis Activity Messenger.
Avant de vous lancer dans la création de votre formulaire d’inscription pour vos cours d’arts martiaux, prenez le temps d’identifier les informations que vous souhaitez collecter. Cela vous aidera à structurer votre formulaire de manière efficace et à créer des champs pertinents. Voici les éléments clés à intégrer :
Commencez par les informations de base sur le participant, telles que son prénom, nom, date de naissance, sexe, coordonnées, et son expérience en arts martiaux (niveau, ceinture, disciplines). Si le participant est mineur, demandez également les coordonnées et le lien de parenté avec le tuteur. Cette section vous permet d’avoir un profil complet de chaque participant et de ses parents (utile par exemple pour les prévenir en cas d’annulation d’un cours ou de modification de dernière minute).
Collectez les informations nécessaires pour gérer des situations imprévues en incluant les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence. N’oubliez pas d’ajouter des informations médicales importantes telles que des allergies ou des conditions particulières. Cela vous permettra d’assurer la sécurité des participants pendant vos cours d’arts martiaux.
Votre formulaire d’inscription doit permettre aux participants de choisir le type de cours qu’ils souhaitent suivre, en fonction de leurs préférences et de leur niveau. Il est important de collecter des informations telles que le type d’arts martiaux pratiqué, le niveau du participant, ainsi que les jours et horaires où il est disponible. Cela vous permet d’offrir des cours qui correspondent aux besoins et à la disponibilité de chaque inscrit, en optimisant l’adéquation entre votre offre et la demande.
En plus de faciliter la création de vos formulaires d’inscription, Activity Messenger permet aux écoles d’arts martiaux de gérer efficacement le planning des activités. Vos cours et vos formulaires sont ainsi connectés, ce qui vous permet de suivre en temps réel le taux de remplissage de vos cours. Cette fonctionnalité rend la gestion quotidienne de votre école encore plus simple et vous aide à mieux organiser vos activités.
Veuillez à recueillir l’acceptation des conditions générales et du règlement intérieur de votre école d’arts martiaux. Vous pouvez également demander le consentement pour l’utilisation de photos et vidéos à des fins promotionnelles, ce qui vous permettra de mettre en avant les activités de votre école sur vos supports de communication.
Le choix de votre outil d’inscription en ligne est essentiel pour simplifier la gestion administrative de votre école d’arts martiaux. Un logiciel efficace doit vous permettre de collecter facilement les informations des participants, de gérer les paiements et d’automatiser les communications avec vos membres. Parmi les solutions disponibles sur le marché, on retrouve Google Forms, JotForm et Wufoo. Toutefois, ces plateformes sont généralistes et ne répondent pas toujours aux besoins particuliers des clubs d’arts martiaux.
Les écoles de karaté, judo, kickboxing ou BJJ ont des besoins particuliers en matière d’inscription :
C’est pourquoi nous avons développé Activity Messenger, un outil conçu pour les clubs sportifs et optimisé pour les écoles d’arts martiaux.
Contrairement aux outils génériques, Activity Messenger vous permet de :
Grâce à Activity Messenger, vous simplifiez votre gestion administrative tout en offrant une meilleure expérience d’inscription à vos membres. Pour découvrir comment Activity Messenger peut vous accompagner, réservez dès maintenant votre démo personnalisée.
Maintenant que vous avez identifié les informations à collecter et que vous avez choisit votre logiciel, il est temps de passer à la création de votre formulaire d’inscription pour vos cours d’arts martiaux.
Certains logiciels, comme Google Forms ou Activity Messenger, proposent des gabarits prêts à l’emploi, pour simplifier la création de votre formulaire et vous faire gagner du temps. Vous pouvez les utiliser tels quels ou les modifier selon vos besoins. Si vous préférez un contrôle total, il est aussi possible de créer votre formulaire de A à Z en ajoutant chaque élément. Et grâce à notre intégration avec Canva, vous pouvez facilement ajouter vos créations et vos éléments de branding (couleurs, logos, visuels) à vos formulaires depuis Activity Messenger.
Pour garantir une collecte d’informations efficace, vous devez structurer vos champs de manière claire et logique. Chaque question doit être pertinente et vous permettre de recueillir uniquement les informations nécessaires à l’inscription de vos nouveaux membres. Toutefois, un formulaire trop long ou complexe peut rebuter vos prospects. Pour éviter cela, nous vous recommandons d’organiser vos questions en sections distinctes (par exemple : informations personnelles, antécédents médicaux, préférences de créneaux horaires, etc.) et d’utiliser une logique conditionnelle. Cette fonctionnalité permet d’afficher certaines questions uniquement en fonction des réponses précédentes, par exemple en proposant uniquement les cours disponibles pour les enfants de moins de 10 ans.
L’ajout d’une décharge de responsabilité (ou acceptation des risques) à votre formulaire d’inscription est essentiel pour garantir que vos participants comprennent les risques potentiels associés à la pratique des arts martiaux et acceptent vos conditions. Afin de vous assurer que cette décharge soit juridiquement valide, nous vous recommandons d’inclure les éléments suivants :
Si votre programme nécessite le règlement de frais d’inscription, pensez à intégrer une solution de paiement sécurisée à votre formulaire. Stripe est l’une des options les plus populaires, permettant de traiter les paiements de manière fluide et sécurisée. C’est aussi l’une des solutions les moins coûteuses du marché, idéale pour les écoles d’arts martiaux qui cherchent à optimiser leurs coûts. Pour les écoles situées au Québec, vous pouvez également proposer de payer par virement Interac, une méthode qui permet de réduire les frais liés aux cartes de crédit tout en facilitant la collecte des paiements. Enfin, pensez à proposer des options de paiement échelonné. Cela permet aux familles ou aux participants ayant un budget serré de s’inscrire plus facilement, tout en garantissant un revenu régulier pour votre école et en optimisant la capacité de vos cours d’arts martiaux.
Avant de rendre votre formulaire accessible au public, effectuez des tests pour vous assurer que tout fonctionne parfaitement. Vérifiez que chaque champ soit bien configuré, que le processus d’inscription soit fluide, et qu’aucune erreur n’apparaisse lors de l’enregistrement des informations. Cette étape vous permettra de corriger d’éventuels problèmes de partager et d’ouvrir les inscriptions à vos cours d’arts martiaux.
Une fois votre formulaire prêt, il est temps de le diffuser largement auprès de votre communauté. Voici quelques moyens efficaces pour le partager :
Pour d’autres conseils et stratégies, consultez notre guide sur l’optimisation des formulaires d’inscription en ligne afin d’améliorer l’engagement et votre taux de conversion.
ℹ️ À noter : selon votre localisation, la création d’un formulaire d’inscription bilingue peut être un atout pour mieux servir vos membres francophones et anglophones.
Ces courriels, en plus de confirmer l’inscription, participent à renforcer votre relation avec vos nouveaux élèves, en assurant une communication transparente et efficace. En configurant un système automatisé, vous gagnez du temps et assurez un suivi performant, essentiel pour la gestion quotidienne de votre école d’arts martiaux.
Pour plus de détails, consultez notre guide sur les éléments essentiels à inclure dans un courriel de confirmation.
Ajoutons que l’utilisation des SMS peut être très utile pour communiquer rapidement avec vos participants, notamment lorsque vous devez partager des informations de dernière minute comme la modification d’un horaire ou l’annulation d’un cours. Ce sont ces petites actions qui permettent à votre école d’arts martiaux de se démarquer par un service client soigné, renforçant ainsi la fidélisation et l’engagement à long terme de vos membres.
Optimiser la gestion de votre école d’arts martiaux est essentiel pour offrir une expérience fluide et de qualité aux élèves et à leurs parents. Activity Messenger vous aide à gérer efficacement vos opérations grâce à plusieurs outils pratiques, en complément des inscriptions en ligne :
Si vous souhaitez découvrir comment Activity Messenger peut accompagner votre école d’arts martiaux, nous vous invitons à réserver dès maintenant votre démo avec l’un de nos experts.
