Recruter, former et gérer le personnel d’un camp de jour, c’est un véritable casse-tête ! Entre la recherche de moniteurs motivés, la gestion administrative et le suivi au quotidien, l’organisation interne de votre camp de jour peut vite devenir un défi. Heureusement, il existe des solutions pour simplifier ces tâches et vous faire gagner du temps. Dans cet article, découvrez les meilleures pratiques et les outils les plus adaptés pour optimiser l’embauche et la gestion des employés de votre camp de jour.
À propos de l’auteur: Olivier est le cofondateur d’Activity Messenger, un logiciel d’inscription en ligne pour les camps de jour. et de gestion des loisirs municipaux. Il est également propriétaire d’une entreprise multi-franchise dédiée à l’initiation au sport pour enfants avec plus de 100 employés.
À la recherche de moniteurs, animateurs ou coordinateurs pour rejoindre l’équipe de votre camp de jour ? Pour augmenter vos chances de trouver les bons talents, diffusez vos offres d’emploi sur des sites spécialisés dans le domaine des sports et loisirs. Cela vous permettra d’atteindre un public ciblé et de maximiser vos chances de trouver des candidats qualifiés.
Bien que des plateformes comme LinkedIn ou Indeed soient des options populaires, elles ne sont pas orientées directement vers le recrutement dans le secteur du sport et des loisirs. Vous pourriez ainsi perdre du temps à attirer des profils peu adaptés à vos attentes.
Nous vous recommandons vivement de publier vos offres sur le site d’emploi d’Activity Messenger. Cette plateforme, 100 % gratuite, vous permet de diffuser vos annonces en un clin d’œil et de trouver rapidement des professionnels qu’il vous faut pour votre camp de jour. De plus, vous pouvez facilement intégrer ces offres sur votre site internet en copiant simplement le lien de l’annonce, ce qui améliorera encore plus la visibilité de vos offres.
Une fois vos offres d’emploi publiées, l’étape suivante consiste à collecter les candidatures. Avec Activity Messenger, vous pouvez créer des formulaires d’embauche numériques et centraliser toutes les candidatures de votre camp de jour sur une seule plateforme. Cela vous permet de simplifier la gestion du recrutement et d’accélérer le processus de sélection.
Dans votre formulaire de recrutement, ajoutez une première section pour collecter les informations personnelles (prénom, nom, téléphone, courriel et adresse). Activity Messenger vous permet également d’intégrer un champ pour l’import du curriculum vitae, et une section de texte libre où le candidat peut se présenter. Vous pouvez aussi demander des informations sur l’expérience et les diplômes. Grâce à la personnalisation des formulaires, vous adaptez chaque formulaire en fonction des postes à pourvoir.
⚠ Un point de vigilance important : les formulaires doivent être parfaitement adaptés aux mobiles. En effet, de plus en plus de candidats, notamment de la Gen Z, postulent à des offres d’emploi depuis leur téléphone. Heureusement, Activity Messenger est conçu pour ces usages : lorsqu’un candidat soumet sa candidature depuis son cellulaire, le formulaire s’adapte automatiquement à son écran, assurant une expérience fluide et optimisée.
Après cette première étape complétée, vous pouvez créer un second formulaire dédié aux entrevues, où les candidats retenus pourront directement choisir leur date et heure de rendez-vous. L’envoi des invitations est automatisé, réduisant ainsi le temps passé à coordonner les disponibilités entre chaque candidat et votre équipe.
Une fois votre personnel recruté, encore faut-il s’assurer que vos talents disposent de tous les outils nécessaires pour bien remplir leur rôle au sein de votre camp de jour. Moniteurs mal informés, documents égarés, questions répétitives : sans un système structuré, la gestion du personnel peut rapidement devenir chronophage. Pour éviter ces complications, un portail employé permet de centraliser toutes les ressources essentielles et de simplifier la communication avec votre équipe.
Avec Activity Messenger, vous pouvez créer un portail employé personnalisé, où chaque animateur retrouve facilement son contrat de travail, le guide du personnel, les feuilles de temps et les informations sur la paie. Dès son embauche, il accède à un espace unique qui lui permet de s’intégrer rapidement à votre équipe et d’être autonome tout au long de votre camp de jour.
Parmi les fonctionnalités proposées par Activity Messenger pour simplifier la gestion du personnel de votre camp de jour, le calendrier du personnel se distingue par son efficacité. Il permet d’attribuer facilement les activités aux animateurs et d’avoir une vue d’ensemble sur la répartition des horaires.
Ce calendrier est directement lié aux feuilles de temps numériques, offrant ainsi un suivi précis des heures travaillées. Chaque membre de l’équipe peut enregistrer ses heures en temps réel dès qu’il anime une activité, ce qui facilite le suivi et réduit les erreurs de saisie. Ces données centralisées permettent à votre service de comptabilité de préparer les fiches de paie rapidement et avec plus de précision.
Cette fonctionnalité est également précieuse pour détecter rapidement les absences, qu’il s’agisse d’un congé prévu ou d’un arrêt maladie. En automatisant ces processus, Activity Messenger vous aide à optimiser la gestion de votre personnel tout en améliorant la transparence et la communication au sein de votre camp de jour.
📖 À lire aussi : comment collecter les feuilles de temps de vos employés ?
La collecte des données de vos employés est un enjeu majeur pour votre camp de jour. Mais avec un grand nombre d’emplois saisonniers ou à temps partiel, la gestion administrative peut vite devenir complexe.
Avec Activity Messenger, la gestion des documents est simplifiée et centralisée. Chaque employé dispose d’une fiche unique regroupant toutes ses informations. Les données privées, comme les informations de santé, sont cryptées, garantissant une sécurité maximale. De plus, seules les personnes autorisées peuvent y accéder, assurant une gestion conforme aux normes de protection des données.
Grâce à ce système structuré, vous gagnez du temps aussi bien dans la collecte des documents que dans la recherche d’informations. Plus besoin de fouiller dans des courriels ou des dossiers éparpillés : tout est accessible en quelques clics.
La gestion du personnel d’un camp de jour ne doit pas être un casse-tête. En adoptant les bonnes pratiques et en utilisant des outils adaptés comme Activity Messenger, vous simplifiez le recrutement, la gestion administrative et la communication avec vos employés. En centralisant les documents, en digitalisant les formulaires et en automatisant les suivis, vous optimisez chaque étape du processus.
En plus d’offrir une plateforme performante pour la gestion du personnel, Activity Messenger propose des fonctionnalités complémentaires pour les camps de jour :
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