Comment Wilder Sport Management simplifie ses opérations pour plusieurs OSP

Aperçu

Wilder Sport Management soutient les organisations sportives provinciales (OSP) afin de leur permettre de développer leur sport, d’accompagner leurs athlètes et de faire grandir leur communauté.

Présente au Manitoba et en Saskatchewan, cette organisation collabore avec plusieurs OSP pour concevoir et gérer l’infrastructure numérique qui soutient leurs opérations quotidiennes : formulaires, microsites, communications aux membres et bien plus encore. Véritables experts des opérations numériques pour les OSP, il sont le partenaire de référence pour simplifier les tâches administratives et optimiser chaque processus.

Aujourd’hui, Wilder Sport Management accompagne quatre OSP :

• Speed Skating Manitoba ;
• Speed Skating Saskatchewan ;
• Manitoba Fencing ;
• Taekwondo Manitoba.

Dans ce contexte multi-organisations, les équipes de Wilder Sport Management avaient besoin d’une plateforme unique et suffisamment flexible pour répondre aux besoins de chaque organisme, sans complexifier les opérations.

La situation

Wilder Sport Management devait s’assurer que chaque OSP qu’il accompagnent bénéficie de processus fiables, cohérents avec leur manière de travailler et bien structurés, tout en évitant toute perte d’information lors des échanges entre leur équipe, les administrateurs de clubs et les bénévoles.

Ils recherchaient une solution capable de :

• S’adapter aux besoins de chaque organisation sportive ;
• Offrir une interface simple et intuitive pour tous les utilisateurs ;
• Centraliser les formulaires, les communications et les données des membres au même endroit, plutôt que de les disperser entre plusieurs outils.

La solution

Wilder Sport Management a découvert Activity Messenger et a rapidement identifié la plateforme comme un choix naturel, notamment grâce à notre flexibilité et à notre capacité à centraliser l’ensemble des données dans un seul environnement simple à utiliser pour les OSP.

Après plus d’un an d’utilisation, Activity Messenger est devenu la plateforme sur laquelle Wilder Sport Management s’appuie pour structurer et soutenir chaque OSP, en leur offrant un cadre de travail cohérent et fiable.

« Je donne 5 sur 5 à Activity Messenger. Nous l’utilisons pour les microsites, les communications, plusieurs formulaires et les listes de contact, et nous apprécions particulièrement le fait que tout soit regroupé au même endroit et très facile à utiliser.  » — Amanda Wilks, Business Administration & Implementation Associate chez Wilder Sport Management

Comme l’explique Amanda, l’utilisation d’Activity Messenger chez Wilder Sport Management repose sur quatre piliers principaux :

Les microsites

Grâce aux microsites, chaque OSP dispose de son propre espace en ligne, offrant aux membres, athlètes et clubs un point d’accès unique à l’information. Lorsqu’une nouvelle organisation rejoint Wilder Sport Management, la création du microsite s’intègre naturellement dans un processus simple et reproductible.

Les formulaires

Formulaires d’inscription, bénévolat et autres demandes sont créés et gérés dans un seul et même environnement : Activity Messenger. L’intégration d’une nouvelle OSP est rapide et fluide, sans complexité technique.

Les communications

Les communications sont structurées et ciblées pour chaque organisation. Les membres reçoivent uniquement les informations pertinentes, sans surcharge ni gestion supplémentaire, que ce soit par courriel ou par SMS.

Les listes

Les données des membres et des contacts sont centralisées, propres et faciles à exploiter. Il devient simple de communiquer avec des groupes spécifiques (classes, camps, événements) grâce aux filtres et aux champs dynamiques, permettant des messages plus personnalisés et plus efficaces.

Et puisqu’il n’est plus nécessaire d’exporter les listes vers un outil tiers, les données restent toujours à jour. Aucun doublon, aucune confusion, et une gestion beaucoup plus fluide. Sans oublier le respect de la Loi 25 et donc, une protection des données plus conséquente.

Exemple de processus mis en place avec Activity Messenger

Voici un exemple concret d’utilisation d’Activity Messenger chez Wilder Sport Management :

• Un utilisateur s’inscrit comme bénévole via le formulaire d’inscription dédié de l’OSP, accessible depuis son microsite ;
• Une fois l’inscription complétée, il reçoit automatiquement un courriel ou un SMS de confirmation avec les informations importantes ;
• En arrière-plan, le système crée automatiquement une liste regroupant tous les bénévoles inscrits, facilitant le suivi par les administrateurs ;
• Cette liste permet ensuite d’envoyer des communications ciblées pour coordonner les événements et le soutien tout au long de l’année.

L’impact

Pour les organisations accompagnées par Wilder Sport Management, ça signifie moins de temps consacré à l’administration et plus de temps dédié aux athlètes et aux communautés. Activity Messenger fournit l’infrastructure nécessaire pour rendre cette efficacité possible, à l’échelle de l’ensemble des OSP accompagnées.

L’avenir

Avec une base administrative solide déjà en place, Wilder Sport Management se concentre maintenant sur la prochaine étape, la gestion des inscriptions des membres et un accompagnement encore plus complet, de la première interaction jusqu’à l’engagement continu.

Une fois les inscriptions entièrement intégrées dans Activity Messenger, les processus les plus chronophages pourront être automatisés. Les membres recevront des confirmations rapides, les données resteront organisées en temps réel, et les communications seront envoyées aux bonnes personnes, au bon moment, sans effort supplémentaire.

Pour Wilder Sport Management, l’objectif reste le même, celui d’offrir à chaque OSP les outils nécessaires pour réduire le temps passé sur l’administration et maximiser le temps consacré aux athlètes et aux communautés.