Dans cet article, nous vous analysons comment créer un formulaire d’inscription pour votre camps de jour.
Un formulaire d’inscription vous permet de simplifier la collecte d’informations, d’intégrer des options de paiement et de mieux communiquer avec vos familles et campeurs.
Nous allons explorer:
Quoi inclure dans formulaire d’inscription pour camp de jour
Choisir un outil de création de formulaire en line
Créer votre formulaire d’inscription
Configurer les semaines de camp
Inclure l’acceptation des risques et la signature numérique
Rappels automatisés (avant le début du camp)
Partager le formulaire avec vos familles
Un outil générique tel que Google Forms n’est pas idéal pour la gestion des inscriptions pour un camp de jour. C’est pourquoi nous avons créé un outil francophone et québécois pour vous aider à gérer l’inscription, l’acceptation des risques, le paiement et la communication avec vos familles.
Voici quelques éléments à prendre en compte pour créer un formulaire d’inscription adapté à votre camp de jour:
Quelles informations sont essentielles à la gestion de votre camp de jour? Pensez aux détails qui vous aideront à planifier efficacement chaque semaine de camps et à répondre aux besoins spécifiques de chaque enfant.
Ajouter une session pour l’acceptation des risques et la signature numérique.
Chaque camp a ses propres caractéristiques uniques. Ajouter des questions afin de recueillir des informations particulières spécifique à votre camp.
Le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, l’adresse postale, les contacts d’urgence, les conditions générales, la signature numérique, les informations médicales et les dates et heures des cours sont généralement des champs standard dans un formulaire d’inscription pour un camp de jour.
Pour créer votre formulaire d’inscription, vous devrez choisir un outil de formulaires en ligne. Google Forms, JotForm, Wufoo et Activity Messenger sont des options populaires. Activity Messenger est la seule plateforme de formulaire en ligne qui soit à 100% québécoise et dont les données sont stockées au Québec.
En utilisant Activity Messenger, la création d’un formulaire d’inscription pour votre camp de jour est simplifiée.
Commencez par ouvrir un compte et profitez d’un essai gratuit de 14 jours.
Aller dans l’onglet « Formulaires » d’Activity Messenger et sélectionner l’option « créer un nouveau formulaire ».
Choisissez un modèle spécialement conçu pour les camps de jour.
Ajouter les questions dont vous voulez recueillir l’information nécessaire en utilisant tous les champs disponibles.
Plus de 80 types de champs sont disponibles, y compris des options pour le texte, les listes déroulantes, les cases à cocher, les signatures numériques, les téléchargements de fichiers et plus encore. Ceci vous permet de créer un formulaire qui répond aux besoins spécifiques de votre camp de jour.
Votre formulaire devrait être simple afin que les parents puissent trouver la bonne semaine de camp, remplir le formulaire, signer l’acceptation des riques et papyer à partir d’un téléphone intelligent.
Voici comment effectuer la configuration du formulaire de camps.
Cliquez sur l’option cours dans le menu du haut et cliquez sur « Créer ».
Saisir le nom du cours, le coût, le nombre de places disponibles, le lieu, les horaires et la période d’inscription.
Créez des des descriptions pour chaque semaine de camps et spécialités que vous offrez avec notre intégration ChatGPT.
Créez les conditions d’inscription, qu’il s’agisse d’une semaine de camps complète ou d’inscription à la journée
Enfin, configurez les options de paiement, incluant les paiements par versement, le calcul au prorata et les codes promo.
Il est essentiel d’inclure une clause d’acceptation des risques en plus de la signature numérique dans votre formulaire d’inscription afin d’assurer la conformité légale du formulaire.
Il suffit d’ajouter une section sur l’acceptation des risques et de s’assurer de la configurer comme étant requise. Les termes et conditions liés à la participation à vos camps de jour sont clairement expliqués dans cette section du formulaire.
Après cela, ajoutez l’option de signature numérique, qui permet aux parents de signer électroniquement le formulaire.
Activity Messenger envoie automatiquement un courriel de confirmation après qu’un participant ait soumis un formulaire d’inscription à votre camp de jour. Le système s’assure que le courriel contienne la facture ainsi que toutes les informations nécessaires avant la semaine de camp.
Afin de bien guider vos participants pour la suite des choses et de réduire le nombre de courriels entre votre organisation et vos familles, vous pouvez entièrement personnaliser le message.
Utiliser notre intégration Canva pour créer des courriels de confirmation qui représentent votre marque et personnaliser ces courriels en fonction des différentes semaines de camp.
En savoir plus: Quoi inclure dans un courriel de confirmation
La gestion d’un camp de jour consiste à beaucoup plus que la gestion des inscriptions.
Vous devez faire parvenir des communications claires, personnalisées et aux bons moments selon les semaines de camps et spécialités choisis.
Activity Messenger a été conçu pour permettre l’envoi de rappel personnalisé par courriel/SMS 48 heures avant le début d’une semaine de camp.
Et la plateforme permet aussi un suivi par courriel à la fin du camps avec un sondage de satisfaction afin de mieux comprendre l’expérience de vos campeurs.
Activity Messenger vous aide à optimiser d’autres aspects de la gestion de vos camps de jour.
En plus de l’inscription en ligne pour vos camps de jour, Activity Messenger permet aussi:
Gestion des présences
Logiciel pour camp de jour
Fiche Santé
Gestion de vos listes d’attente
Logiciel pour gestion des loisirs
Un formulaire d’inscription pour camps de jour est un outil numérique utilisé par les organisateurs de camps pour rassembler les informations des participants et de leurs parents.
L’importance d’un formulaire d’inscription réside dans plusieurs aspects clés :
Collecte d’informations: Permet de recueillir des données sur les participants, telles que leurs coordonnées et besoins en termes de santé et les contacts d’urgence.
Protection juridique: Comporte des clauses de d’acceptation des risques pour le participant.
Organisation des activités: Aide à planifier les activités en fonction de l’âge des participants, de leurs intérêts et habiletés.
Communication efficace: Fournit les moyens de contacter rapidement les participants ou leurs parents par SMS et courriel.
Informations personnelles: Nom, date de naissance, adresse et coordonnées du participant.
Informations des parents: Pour les mineurs, il est essentiel d’inclure les informations de contact d’un parent ou tuteur légal.
Informations Médicales: Informations concernant les conditions médicales, allergies ou besoins spécifiques.
Choix des activités: Des options permettant de sélectionner des activités ou des sessions préférées.
Modalités de paiement: Informations sur les frais d’inscription, les méthodes de paiement acceptées et les conditions de paiement.
Sélectionnez une plateforme de création de formulaire : Utilisez un service en ligne tel qu’Activity Messenger pour concevoir votre formulaire.
Personnalisez le design: Intégrez l’identité visuelle de votre camp pour rendre le formulaire attrayant et professionnel.
Ajoutez les champs requis: Ajouter à votre formulaire les champs nécessaires au bon fonctionnement du camp.
Include des solutions de paiement: Intégrer des méthodes de paiement sécurisées tel que Stripe.
Ajouter l’acceptation des risques: Inclure les politiques et conditions avec une option pour la signature numérique.
