Comment créer un formulaire d'acceptation des risques

L’organisation d’une fête d’anniversaire pour enfants à un club de gymnastique, un studio de danse ou une école de natation est un exercice de logistique pour vous et vos employés.

Il est primordial de s’assurer que tous les enfants et invités sont pris en charge au niveau de la sécurité.

Les formulaires d’acceptation des risques offrent une solution simple et sans papier qui vous permet d’économiser du temps et bon pour l’environnement.

Examinons de plus près chaque étape de la création d’un formulaire d’acceptation des risques afin de simplifier la lors d’anniversaires pour enfants à votre studio ou club.

Dans cet article, nous abordons:

Comment créer un formulaire d’acceptation des risques pour vos anniversaires
Collecte d’informations sur les participants
Ajout les termes et conditions à lire et accepter
Partager et faire signer le formulaire d’acceptation des risques
Communication simplifiée avec les invités
Simplifier chaque étape du processus de réservation d’anniversaire

Étape 1: Créer un formulaire d'acceptation des risques pour vos fêtes d'enfants

Conception de votre formulaire d’acceptation des risques: Ce formulaire est le premier point de contact entre votre entreprise et la majorité des parents invités à la fête. Il doit être intuitif, facile à remplir et visuellement attrayant. Avec Activity Messenger, vous pouvez:

• Glisser-déposer: Construire votre formulaire en faisant simplement glisser les éléments et questions au bon emplacement sur le formulaire. Aucun codage n’est nécessaire.
• Ajouter votre marque : Télécharger votre logo et utiliser les couleurs de votre marque pour maintenir la cohérence et le professionnalisme grâce à notre intégration Canva.
• Mises en page: Choisissez parmi les modèles ou créez votre propre mise en page qui correspond le mieux aux informations que vous souhaitez recueillir.

Étape 2: Collecte d'informations sur les participants

Personnalisation des champs d’information: Chaque fête est unique, tout comme chaque enfant. Personnalisez votre formulaire pour capturer l’information nécessaire à la gestion en toute sécurité de vos anniversaires pour enfants.

• Détails sur les parents: Recueillez les coordonnées, les numéros d’urgence et tout autre détail pertinent.
• Informations sur l’enfant : Ajoutez des champs pour les allergies, les problèmes médicaux ou les besoins particuliers afin d’assurer la sécurité de chaque enfant.
• Flexibilité: Prévoyez l’ajout de plusieurs enfants si un parent amène plus d’un enfant à la fête.

Étape 3: Ajout de vos termes et conditions

Ajouter vos termes et conditions: Cette section est cruciale car elle protège à la fois votre entreprise et les enfants:

• Des politiques et conditions claires: Rédigez une politique facile à comprendre afin d’éviter toute confusion ou tout litige.
• Plusieurs cases « j’ai lu et j’accepte »: Pour les différents aspects de l’acceptation des risques, utilisez des cases à cocher distinctes. Cela permet de s’assurer que les parents reconnaissent et acceptent chaque condition de manière distincte.
• Consentement numérique: L’acceptation des conditions est une étape obligatoire avant l’envoi du formulaire.
• Signature numérique: La signature électronique rend votre formulaire d’acceptation des risques officiel. Veillez à ce que le processus de signature soit simple. Les parents doivent pouvoir signer sur n’importe quel appareil numérique.

Partager et faire signer le formulaire d'acception des risques

Partage de votre formulaire d’acceptation des risques: Transmettre votre formulaire aux parents doit être aussi simple que la signature.

• Distribution multicanal: Que ce soit par SMS/texto, courriel ou URL unique, offrez aux parents plusieurs moyens de recevoir et signer l’acceptation des risques.
• Intégration à votre site web: Intégrez le formulaire de décharge de responsabilité sur votre site Web afin de le rendre accessible le jour de la fête d’anniversaire de l’enfant.
• Code QR: Placez des codes QR à des endroits stratégiques dans votre centre. Cette touche de modernité peut impressionner les parents, rendant le processus rapide et simple pour les gens n’ayant pas encore signé le jour de l’anniversaire.

Communication simplifiée avec les invités

Rappels automatisé: Veillez à ce qu’aucune signature numérique de votre acceptation des riques ne soit oubliée grâce à des rappels automatisés :

• Messagerie automatisée : Mettez en place des rappels automatisés par SMS ou par courriel pour inciter les parents qui n’ont pas signé à le faire.
• Gestion de liste d’invités: Gardez la trace de ceux qui ont signé et de ceux qui n’ont pas signé. Envoyez des messages ciblés aux personnes figurant sur la liste en attente.
• Rappel le jour de l’anniversaire: Programmez des rappels un jour ou deux avant la fête, afin de vous assurer que toutes les renonciations de responsabilités soient signées à temps.
• Créer des invitations personalisées: Les invitations à vos anniversaires pour enfants devraient être simples, modernes et qui représentent votre marque. Voici comment créer des invitations personnalisées grâce à l’intégration Activity Messenger et Canva.

Simplifier chaque étape du processus de réservation d’anniversaire

Automatiser votre gestion d’anniversaire pour enfants: Activity Messenger n’est pas seulement un outil de gestion d’acceptation des risques et de signature numérique; c’est une plateforme complète pour gérer chaque aspect de vos événements:

• Gestion des réservations et paiements: Simplifier et automatiser votre système de réservation d’anniversaires pour enfants.
• Marketing pour fêtes d’enfant: Automatisez l’ensemble du processus de réservation de la fête, des invitations initiales aux communications de suivi.
• Collecte de données: Utilisez les informations recueillies dans les formulaires d’acceptation des risques pour vos futurs efforts de marketing et de communication.

Pour en savoir plus sur notre système complet pour les fêtes d’anniversaire, lire cet article.

Conclusion

Un formulaire d’acceptation des risques est bien plus qu’une formalité; il reflète l’efficacité de votre marque et votre engagement en matière de sécurité.

Pour un appel d’introduction et plus d’informations pour faire de votre prochain événement un jeu d’enfant, réservez une démonstration avec l’un de nos experts.