La gestion des autorisations parentales pour les sorties scolaires et camps d’été peut vite devenir un véritable cauchemar logistique pour les administrateurs et gestionnaires de camps.
Heureusement, il existe de nombreuses solutions innovantes telles que Cognito Forms, Smartwaivers & Jotform pour vous aider à créer des autorisations parentales numériques.
Ces outils simplifient le processus et éliminent de nombreuses frustrations telles que les autorisations parentales illisibles, déchirées et perdues. Et pour ces raisons, migrer vos autorisations parentales au numérique représente souvent une meilleure alternative au papier et crayon.
En tant qu’outils génériques, ils sont conçus pour plaire à une grande variété de besoins et d’industries. Et ils n’ont pas les fonctionnalités de communication intégrées pour véritablement vous simplifier la vie lors du processus de collecte des autorisations.
Dans la majorité des cas, ces solutions n’offrent pas les outils de communication nécessaires pour :
Dans cet article, nous allons aborder comment Activity Messenger, une plateforme québécoise conçue pour les administrateurs d’écoles et les gestionnaires de camp, vous permet de faire signer numériquement vos autorisations parentales, de collecter les paiements en ligne et de simplifier les communications avec les parents.
Comme avec la plupart des logiciels de création de formulaires, les autorisations parentales sont créées à l’aide d’un simple éditeur Drag-&-Drop qui vous permet de choisir parmi plus de 80 types de questions.
Il vous suffit de copier-coller vos termes et conditions, ajouter les champs dont vous avez besoin de faire remplir et d’inclure une case à cocher pour indiquer que le parent ou tuteur légal a bien lu et accepté vos termes. C’est vraiment aussi simple que cela.
Et voici quelques-unes des questions les plus couramment utilisées lors de la création d’un formulaire d’autorisation parentale:
Et vos formulaires n’ont pas besoin d’être ennuyeux. Activity Messenger s’intègre à Canva, de sorte que vous pouvez facilement créer et incorporer des designs et photos à vos formulaires.
«Nous devions trouver un moyen simple d’envoyer nos autorisations parentales. Tout se faisait encore sur papier-crayon. On imprimait, envoyait et suivait manuellement qui rapportait les documents signés. On perdait énormément de temps sur ces tâches répétitives.
La principale raison pour laquelle nous avons choisi à Activity Messenger est que les parents peuvent signer un formulaire d’autorisation via leur téléphone, simplement en utilisant leurs doigts.» En savoir plus
Une fois que les parents ont signé leur autorisation parentale, Activity Messenger vous offre un tableau de bord centralisé pour faire le suivi des présences. Vous pouvez voir qui s’est inscrit, a rempli l’autorisation parentale et a payé pour la sortie scolaire ou l’événement. Vous pouvez même recevoir des notifications chaque fois que quelqu’un remplit un formulaire si vous le souhaitez.
Le jour de l’événement, vous pouvez suivre les arrivées et départs et même ajouter des notes. Le tout à partir de votre téléphone mobile ou iPad.
Besoin de faire parvenir un rappel aux parents pour un événement à venir ? Activity Messenger vous permet d’automatiser et d’envoyer un rappel par SMS et/ou courriel à tous les participants avant l’événement.
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Le saviez-vous ? Activity Messenger, c’est aussi une
Alternative Québécoise à MailChimp
Alternative Québécoise à SurveyMonkey
Alternative Québécoise à Google Forms
Maintenant que vous avez créé un formulaire d’autorisation parentale qui vous convient, vous devez permettre aux parents de le signer.
La plupart des écoles ou camps de jours se contentent de l’envoyer par courriel. Et bien souvent, ça se termine avec plus de problèmes qu’autre chose. Des exemples? Certains parents disent qu’ils ne l’ont jamais reçu, d’autres l’ignorent, et beaucoup manquent tout simplement le courriel.
Ce qui veut dire que l’envoi par courriel n’est peut-être pas le moyen idéal afin d’obtenir des documents importants de parents occupés de nos jours.
C’est pourquoi l’utilisation de SMS/Textos pour faire parvenir vos autorisation parentales aide grandement à faire augmenter le pourcentage d’autorisations parentales signées à temps.
Mais comme personne n’a le temps d’envoyer individuellement des dizaines voir même des centaines et d’y inclure le lien vers l’autorisation parentale à signer, Activity Messenger envoie des SMS de masse pour vous. Et vous pouvez même automatiser un text0 de rappel uniquement aux parents qui n’ont pas encore signé.
En seulement quelques minutes, vous aurez un système en place qui automatise le processus et qui cours après les retardataires à votre place!
Bien souvent, une sortie scolaire ou un événement nécessite un paiement supplémentaire de la part des parents. Mais personne n’aime collecter les paiements et autorisations parentales séparément?
Avec Activity Messenger, vous pouvez percevoir les paiements à l’aide du même formulaire où vous collectez les autorisations parentales. Ainsi, chaque fois qu’un formulaire est rempli, vous pouvez être certain que l’autorisation parentale et le paiement sont complétés en bonne et due forme pour cet élève.
Les paiements peuvent être pris par carte de crédit ou hors ligne selon votre préférence. Dans les deux cas, une facture est générée et envoyée au parent avec sa copie en format PDF du formulaire d’autorisation rempli.
Chaque fois qu’un parent signe une autorisation parentale, deux choses se produisent. Une version PDF du document signé est créée dans votre compte administrateur. Et un courriel de confirmation avec la copie de l’autorisation parentale signée est automatiquement envoyé au parent.
Ces documents sont facilement accessibles par votre personnel à partir de la liste de présence le jour même de la sortie scolaire, et peuvent même être imprimés en vrac afin de compter sur des copies papier en main pendant le voyage.
Vos sorties scolaires ou vos événements permettent à vos élèves d’acquérir de nouvelles compétences ou de se dépasser physiquement? Pourquoi ne pas reconnaître leurs réalisations grâce à un certificat de reconnaissance.
Émettre des certificats après une sortie scolaire peut servir de reconnaissance pour les élèves en reconnaissant leur participation, leur engagement et leurs efforts.
Voici comment Activity Messenger vous permet de créer et émettre des certificats de masse à l’aide de Canva.
Les certificats sont également une preuve tangible des expériences d’apprentissage à l’extérieur de l’environnement traditionnel de la salle de classe. Ils documentent la valeur éducative acquise au cours d’une sortie scolaire, en montrant la capacité d’un élève à appliquer des connaissances et des compétences dans des situations de vie réelle.
Les parents tout comme vos élèves les les adoreront!
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