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Guide de création d'un contrat de location

Grâce aux formulaires de paiement, Activity Messenger vous permet de créer et faire la gestion de contrats électroniques. Ce guide vous apprendra à:

  • Créer un contrat de location (facture, termes et conditions et signatures électroniques)
  • Pré-remplir le contrat avec les informations du client
  • Envoyer au client le contrat de location par courriel. Il pourra le compléter, le signer et payer un dépôt.
  • Avoir accès au PDF du contrat signé ainsi qu'à la facturation

Vous pouvez utiliser les formulaires de paiement pour des contrats de location, des offres de services, des fêtes d'amis, etc...


# Étape 1 - Créer un formulaire de paiement

Cliquez sur le menu Formulaires et choisissez l'option "Créer un nouveau formulaire de paiement". Donnez-lui un nom.


# Étape 2 - Concevoir votre formulaire

Allez sur l'onglet Formulaire. Le formulaire contient déjà 3 blocs: un titre (bloc texte), le tarif (une question items de facture) et la question du responsable de compte.

Modifier la question Items de facture afin d'ajuster les items et leurs prix.

Cliquez sur le bouton (+) pour ajouter une question de type Date/heure pour la date de la location. Assurez-vous que la question soit requise.

Cliquez sur le bouton (+) pour ajouter un bloc texte. Saisissez vos termes et conditions de location.

Cliquez sur le bouton (+) pour ajouter la saisie de la signature électronique de votre client. Assurez-vous de cocher l'option Requis.

Cliquez sur le bouton (+) et ajouter la signature de l'administrateur. Saisissez votre signature. Elle sera déjà incluse dans le contrat.

Cliquez sur le bouton (+) pour ajouter une note administrative. Le client ne verra pas cette question. Elle vous permettra de transmettre des notes au régisseur.

Si vous le désirez, vous pouvez ajouter une image pour embellir votre forumlaire.

Glissez les blocs pour les réordonner. Voici le formulaire du contrat conçu:


# Étape 3 - Configurer le paiement et le dépôt

Allez sur l'onglet Paiement et modifier les options de paiement. Choisissez l'option Dépôt et saisissez 300. Pour faire la réservation, le client devra payer 300 $ par carte de crédit. Le solde sera payé plus tard.


# Étape 4 - Les options PDF et notification

Allez sur l'onglet Options. Cochez l'option PDF afin que le formulaire soit sauvegardé avec la facture dans un fichier PDF.

Vous pouvez également demander à Activity Messenger d'envoyer un courriel (ou un texto) de notification à un ou plusieurs administrateurs.


# Étape 5 - Pré-remplir le formulaire

Maintenant que votre contrat est prêt, vous pouvez vous en servir. Cliquez sur "Visiter le formulaire". Il s'ouvrira dans un autre onglet de votre navigateur. Saisissez les champs nom et courriel. Vous pouvez laisser les autres champs requis vide. Votre client pourra les remplir. Allez au bas de la page et cocher l'option "Permettre la sauvegarde partielle". Cliquez sur Continuer.


# Étape 6 - Envoyer le contrat par courriel à votre client

Après avoir pré-rempli le formulaire, vous tomberez sur la page de paiement. On vous présente les informations du client, la facture et le formulaire de paiement. Allez au bas de la page dans les options administrateur. Cliquer sur l'option "Envoyer le formulaire pré-rempli au client".

Un nouvel onglet de votre navigateur s'ouvrira affichant la page Nouveau message. Adaptez le message et cliquez sur Envoyer. Le client recevra un courriel contenant un bouton lui donnant accès au formulaire pré-rempli. Il pourra compléter les informations, signer le contrat et payer le dépôt par carte de crédit.

Répétez les étapes 5 et 6 pour vos autres clients. Si vous permettez à vos clients de faire la location eux-même, vous pouvez publier le formulaire sur votre site Web.


# Accéder aux contrats signés et aux factures

Allez sur l'onglet Répondants et cliquez sur le bouton pour rafraichir le tableau. Le tableau contient les clients ayant complété un formulaire de location. Cliquez sur une rangée pour accéder à la facturation du client.

La facture et le paiement seront affichés. Vous pouvez modifier les informations du clients et les réponses (date de location et note administrative). Cliquez sur le bouton "Faire un paiement" pour payer le solde. Vous pouvez télécharger le fichier PDF du contrat. Il contient la facture et le formulaire rempli. De plus, il contient un journal avec le sommaire des informations du client, la date et l'heure qu'il a été rempli et la signature électronique.

Téléchargez un échantillon de contrat en format PDF ici: Contract.pdf .


# Compte client

Le client recevra le fichier PDF du contrat par courriel. Il peut également en avoir accès dans sont Compte client sous l'onglet Factures.



Prochain article: Configuring Outlook or Gmail to forward Interac e-Transfer emails




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