Facturation du client

#  Création de Factures

Il y a plusieurs façon de facturer mais, en général, les factures sont générées lorsque quelqu'un s'inscrit via un formulaire d'inscription.

Allez dans l'onglet E-commerce et sélectionnez Factures. Ici, vous verrez toutes les factures de la plateforme.

# Filtre de facturation

• Finalisées : Indique les factures complètes.
• Annulation : Liste les factures qui ont été créées puis annulées.
• Soldes Dues : Montre qui a des factures impayées.
• Paiements en Attente : Reflète les transactions en attente de confirmation de paiement. En général ces paiements sont des virements interac.
• Planifié : Pour les plans de paiement multiples, où les paiements sont échelonnés dans le temps.
• Planifié - Paiements échoués : Pour suivre les paiements échoués et relancer les clients.
• Clients - Brouillons : Factures non encore finalisées, souvent issues de formulaires de paiement abandonnés.
• Administrateurs - Brouillons : Factures non encore finalisées, partiellement complétées par un administrateur en attente du paiement du client. 
• Contrats : Gérer les contrats, y compris les brouillons et les contrats envoyés.
• Archivés : Factures qui ont étés archivés par un administrateur. 

# Facture

Cliquez sur une rangée pour ouvrir la fenêtre de la facturation du client. Elle affiche les informations du client, les réponses au formulaire, les achats, la facture, le ou les paiements et les messages reliés à cette facture.

La fenêtre de facturation du client permet les actions suivantes:

• Modifier le nom, l'adresse courriel ou le numéro de téléphone mobile du client
• Consulter et modifier les réponses aux questions du formulaire
• Télécharger la facture en format PDF
• Annuler et rembourser un ou plusieurs achats
• Saisir un paiement s'il y a un solde au compte
• Renvoyer la facture au client par courriel
• Envoyer un courriel ou un texto au client
• Ajouter des items de factures (sur mesure ou une inscription à un cours)

# Gérer la carte de crédit au dossier d'un client

Un administrateur peut retirer la carte Stripe enregistrée au dossier d'un client en ouvrant n'importe quelle facture qui lui appartient. Activity Messenger ne pourra ensuite plus utiliser cette carte pour de futurs paiements.

Avant de commencer

Vous devez avoir :

• Accès à E-Commerce → Factures.
• La permission de voir les détails de la facture du client.
• Un client ayant une carte de crédit Stripe au dossier.

Ce guide concerne le mode de paiement d'un client. Il ne modifie pas la carte de crédit utilisée pour payer l'abonnement de votre organisation à Activity Messenger.

Retirer la carte

1. Allez dans E-Commerce → Factures.
2. Ouvrez n'importe quelle facture appartenant au client.
3. Dans la section du client, repérez la carte enregistrée et cliquez sur l'icône de modification à côté de celle-ci.
4. Dans Modes de paiement au dossier, repérez Carte de crédit Stripe au dossier.
5. Cliquez sur Retirer.

6. Prenez connaissance de l'avertissement concernant les paiements planifiés, puis cliquez sur Retirer pour confirmer.

La carte est retirée du compte du client pour l'ensemble de votre organisation. Le changement ne s'applique pas uniquement à la facture que vous avez ouverte.

Avant de retirer une carte utilisée pour des paiements planifiés

Le retrait de la carte empêche le traitement des paiements planifiés avec celle-ci. Il n'annule pas les définitions de paiements planifiés, les inscriptions, les abonnements ni les autres obligations.

Avant de confirmer :

• Vérifiez les prochains paiements planifiés du client.
• Demandez au client de remplacer sa carte si les paiements futurs doivent se poursuivre.
• Effectuez séparément toute annulation ou modification au plan de paiement requise par votre entente avec le client.

Ce que le retrait ne supprime pas

Le retrait d'une carte au dossier ne supprime ni ne modifie :

• Les factures existantes.
• Les paiements effectués et leurs reçus.
• Les remboursements antérieurs.
• Les inscriptions ou les abonnements.
• Les définitions de paiements planifiés.

Avant le retrait, l'action Paiements à côté de la carte permet de consulter les paiements associés à sa marque et à ses quatre derniers chiffres.

Le client peut-il retirer sa carte?

Dans son compte client, le client peut aller dans Factures → Carte de crédit au dossier pour ajouter ou remplacer sa carte. Il ne peut pas la retirer lui-même. Un administrateur doit utiliser la procédure à partir d'une facture décrite ci-dessus.

Exemple

Une famille vous demande de ne plus utiliser sa carte enregistrée après la saison en cours. Ouvrez n'importe quelle facture de ce client, modifiez les Modes de paiement au dossier, puis retirez la carte Stripe. Les factures et les reçus existants demeurent accessibles, mais les prochains paiements planifiés ne peuvent plus utiliser la carte retirée.

Guide connexe

• Compte client

# Creér une nouvelle facture

En général, les factures sont créées lorsqu'un formulaire de paiement a été rempli. Elle sera en mode brouillon jusqu'à ce que le client (ou l'administrateur) fasse un paiement. Elle sera ensuite finalisée.

Vous, en tant qu'administrateur, pouvez également créer une facture à partir de zéro en cliquant sur le bouton (+). Choisissez un client ou ajoutez-en un nouveau. La nouvelle facture finalisée sera ajoutée. Vous pouvez ensuite ajouter des items de factures. Lorsqu'elle sera complète, vous pourez l'envoyer au client afin qu'il puisse la payer en ligne.
 

# Ajouter des items de factures

On peut toujours ajouter des items à une facture, même si elle a été réglée. Ceci augmentera le total et le solde de la facture. Le client pourra par la suite payer le solde en ligne ou, vous pourrez prendre un paiement hors ligne.

Vous pouvez ajouter un item de facture sur mesure tout en saisissant le montant, la quantité, les taxes de vente et le code comptable. Ceci permet d'ajouter un frais ou des extra à une facture. Les items de facture sur mesure non-payé peuvent être modifiées et supprimer.

Pour ajouter un item, défiler la facture jusqu'au bas de la page et cliquer sur + Item et sélectionnez ensuite le type d'item de votre choix. 

# Type d'items 

Inscription à un cours ou un événement : Inscrire le participant à un événement supplémentaire.

Ajout de cours : Utile pour ajouter le service de garde par exemple si le client avait omis de l’ajouter initialement. 

Contribution à une facture & inscription d'équipe : Permettre à quelqu'un de réduire le solde d'une facture ou inscrire un joueur à une équipe et lui permettre de payer une partie de la facture. 

Article : Ajoutez des articles comme des équipements sportifs.

Abonnement : Ajoutez ou modifiez des abonnements.

Réservations : Ajoutez des réservations pour des installations sportives.

Sur mesure (frais/extra) : Ajoutez des frais spécifiques selon vos besoins. Exemple, un frais de retard. 

Crédit : Ajouter un crédit à la facture.

Vous pouvez également inscrire un participant à un cours à partir de la facture. Vous n'aurez donc pas à passer par un formulaire de paiement. Utilisez cette option pour ajouter un cours privé ou un cours à la carte à une facture existante.

# Paiement par administrateur (hors ligne)

Un administrateur peut toujours prendre un paiement hors ligne. Par exemple par chèque, par argent comptant ou par un transfer d'une autre plateforme. Il peut également prendre un paiement par carte de crédit par téléphone.

Cliquez sur le bouton Faire un paiement et choisissez la méthode de paiement. Vous pouvez ajouter un commentaire et envoyer par courriel le reçu de paiement au client.

# Paiement par client (en ligne)

Une facture avec un solde peut être réglée par le client en ligne par carte de crédit ou par virement Interac.

Cliquez sur le bouton Envoyer un lien pour payer en ligne. 

La fenêtre d'envoi d'un nouveau message s'ouvrira. La facture en format PDF sera jointe au courriel. Le client recevra également un lien pour aller payer le solde de sa facture en ligne.

# Annulation, crédit et remboursement

Vous pouvez annuler, rembourser ou créditer une facture ou certains éléments d'une facture. 

Annuler un cours ou événement : le client sera désinscrit de la liste de présence. Un crédit sera appliqué à la facture. 

Annuler un article: Celui-ci sera retiré de la facture et un crédit sera appliqué. 

Rembourser un paiement : Le remboursement se fera sur la carte de crédit du client avec laquelle il a payé. Le remboursement n'annule pas le cours ou l'article, vous devrez le faire séparément si necessaire.

Créditer: Vous pourrez sélectionner les articles à créditer. 

# Annuler 

Appuyez sur le bouton Annuler. Une fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de saisir les éléments à annuler et créditer. En annulant un cours ou un événement, le client sera désinscrit de la liste de présence.

Vous pouvez facturer des frais d'annulation.

Activity Messenger enverra un courriel de confirmation d'annulation au client. Vous avez la possibilité de décocher cette option pour ne pas envoyer de courriel. Vous pourrez toujours l'envoyer ultérieurement si vous changez d'avis.

# Annuler et rembourser

Appuyez sur le bouton Annuler. Une fenêtre vous permettra de saisir les items à annuler et créditer. 

Vous pourrez ensuite utiliser le bouton Remboursement. Les items sélectionnés seront remboursés avec les modes paiement utilisés lors de l'achat.

Si le client avait payer par carte de crédit (Stripe), le remboursement sera fait à même la carte de crédit.

Vous pouvez facturer un frais d'annulation. Cochez cette option et choisissez le mode de paiement pour le remboursement ainsi que le montant à rembourser. Si la paiement avait été effectué par carte de crédit (Stripe), Activity Messenger effectuera un remboursement partiel en déduisant le frais d'annulation.

Activity Messenger enverra un courriel de confirmation d'annulation au client. Vous pouvez décocher cette option pour ne pas envoyer de courriel. Il vous sera possible de l'envoyer par la suite si vous changez d'avis.

# Remboursement partiel ou complet sans annulation

Vous pouvez rembourser des items de factures sans annuler leurs achats. Cliquez sur le bouton Remboursement. Une fenêtre vous permettra de choisir un ou plusieurs items de factures à rembourser. Saisissez le montant à rembourser (partiel ou complet).

Si le client avait payer par carte de crédit (Stripe), le remboursement sera fait à même la carte de crédit.

# Créditer

Vous pouvez créditer des articles de facturation sans annuler leur achat. Cliquez sur le bouton Créditer. Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de sélectionner un ou plusieurs articles à créditer. Entrez le montant à créditer (partiel ou complet).

Le crédit apparaîtra sur la facture.

# Archiver des factures

En règle générale, Activity Messenger ne vous permet pas d'archiver des factures. L'exception à cette règle est pour les factures n'ayant aucun impact sur vos états financiers. Les factures annulées et celles totalisant 0 $ peuvent être archivées. Les factures brouillons peuvent toujours être archivées.

Pour archiver une facture, ouvrez-la et cliquez sur le bouton Archiver situé au bas à gauche de la fenêtre. La facture sera retirée de la liste.

Vous pouvez toujours retrouver les factures en applicant le filtre à cet effet.