Ajouter un frais par défaut aux factures

Activity Messenger peut ajouter un frais par défaut au niveau de l’organisation. Utilisez-le pour un frais administratif, un frais d’installation, un frais de service ou tout autre frais qui doit être facturé peu importe le mode de paiement du client.

Ce frais est différent du frais de commodité pour carte de crédit. Un frais de commodité est lié aux paiements par carte. Le frais additionnel par défaut est un item de facture et peut s’appliquer même si le client paie comptant, par chèque, par virement Interac ou avec un autre mode hors ligne.

# Avant de commencer

Vous devez avoir la permission de configurer les paramètres de paiement de l’organisation. Si le frais doit être utilisé dans vos rapports comptables, créez ou choisissez le code comptable et les taxes avant d’enregistrer le frais.

Les paramètres de frais de commodité pour carte de crédit s’affichent seulement si Stripe ou Moneris est configuré. Les paramètres du frais additionnel sont séparés.

# 1. Ouvrir les paramètres de frais

1. Allez dans E-Commerce → Frais.
2. Repérez la section Frais additionnel.

# 2. Configurer le frais additionnel

1. Activez Forcer un frais additionnel par défaut.
2. Saisissez le libellé que les clients et les administrateurs verront sur la facture.
3. Choisissez Pourcentage ou Montant fixe.
4. Saisissez le pourcentage ou le montant en dollars.
5. Sélectionnez les taxes et le code comptable, au besoin.
6. Enregistrez les paramètres.

Un frais en pourcentage est calculé à partir des items de facture auxquels le frais s’applique. Un frais fixe utilise le montant en dollars que vous saisissez.

# 3. Choisir où le frais s’applique par défaut

Sous Appliquer par défaut à, sélectionnez les workflows qui doivent recevoir le frais par défaut de l’organisation :

• Formulaires de paiement
• Renouvellements d’abonnement
• Paiement sur le microsite
• Factures administrateur
• PDV

Les factures administrateur et les factures PDV peuvent seulement utiliser un frais par défaut à montant fixe. Si le frais additionnel est un pourcentage, ces deux options sont désactivées et ne seront pas enregistrées.

# 4. Comportement par workflow

Pour les formulaires de paiement, la valeur par défaut de l’organisation est utilisée lors de la création de nouveaux paramètres de paiement. Les paramètres des formulaires existants ne sont pas remplacés. Vous pouvez toujours ouvrir un formulaire et ajuster ses options de paiement.

Pour les renouvellements d’abonnement, la valeur par défaut de l’organisation est utilisée lors de la création des paramètres de paiement de renouvellement. Les paramètres de renouvellement existants conservent leurs valeurs enregistrées jusqu’à ce que vous les modifiiez.

Pour le paiement sur le microsite, Activity Messenger synchronise le frais additionnel lorsque les clients ajoutent, modifient ou retirent des items du panier.

Pour les factures administrateur et les factures PDV, un frais fixe par défaut est ajouté comme item de facture lors de la création de la facture. L’item porte un badge Frais par défaut pour le distinguer des items de facture sur mesure.

Pour les gabarits de factures à plusieurs clients, un brouillon de gabarit peut inclure le frais par défaut. Les factures créées à partir du gabarit copient cet item et n’ajoutent pas un deuxième frais.

# 5. Ajouter ou retirer le frais sur une facture

Si une facture n’a pas déjà le frais par défaut et que l’organisation a un frais fixe configuré, les administrateurs peuvent ouvrir le menu d’ajout d’item de facture et sélectionner Frais par défaut.

Activity Messenger empêche d’ajouter deux fois le frais par défaut à la même facture. Si l’item de frais par défaut n’est pas payé, il peut être supprimé d’une facture administrateur ou PDV comme les autres items pouvant être supprimés.

# Exemple

Supposons que votre organisation facture un frais d’installation de 5 $ sur les ventes au comptoir et au PDV.

1. Ouvrez E-Commerce → Frais.
2. Activez le frais additionnel.
3. Définissez le libellé à Frais d’installation.
4. Choisissez Montant fixe et saisissez 5.00.
5. Sélectionnez Factures administrateur et PDV sous Appliquer par défaut à.
6. Enregistrez.

Les nouvelles factures administrateur et PDV incluront un seul item de frais par défaut de 5 $. Si un administrateur le retire par erreur, il peut l’ajouter de nouveau à partir du menu d’ajout d’item tant que la facture ne contient pas déjà ce frais.

# Notes importantes

• Le frais additionnel par défaut s’applique peu importe le mode de paiement.
• Le frais de commodité pour carte de crédit est séparé et peut encore s’appliquer aux paiements par carte s’il est configuré.
• Les valeurs par défaut pour les factures administrateur et PDV exigent un montant fixe.
• Les paramètres existants des formulaires de paiement et des renouvellements d’abonnement ne sont pas modifiés rétroactivement.
• Activity Messenger ajoute un seul item de frais par défaut à une facture.
• Les factures liées à un formulaire suivent les options de paiement enregistrées sur le formulaire.
• Retirez l’item de frais par défaut non payé de la facture si ce frais ne doit pas être facturé.

# Guides connexes

• Configurer la comptabilité et les codes comptables
• Fonctionnement des codes promo