Créer un formulaire d’acceptation des risques (avec signature numérique)

Que vous organisiez des activités sportives, des événements publics, ou que vous gériez un espace d’activités avec des risques à la sécurité des participants, un formulaire d’acceptation des risques (décharge numérique) bien conçu est essentiel.

Cet article vous guidera à travers les différentes étapes pour créer un formulaire d’acceptation des risques, les outils à envisager, des stratégies pour les faire remplir plus facilement et les avantages uniques qu’une plateforme francophone et québécoise peut vous offrir.

Table des matières:

• Pourquoi utiliser un formulaire d’acceptation des risques en ligne
  
• Les plateformes populaires pour créer des décharges numériques
• Les avantages uniques d’un outils de décharge québécois et francophone
• Exemples et types de décharge numérique
• Rédiger un formulaire d’acceptation des risques en 4 Étapes
• Simplifier l’Expérience de Signature Numérique 

Pourquoi utiliser un formulaire d’acceptation des risques en ligne

La technologie a transformé la manière dont les entreprises gèrent leurs documents et processus administratifs. L’utilisation d’un formulaire d’acceptation des risques en ligne vous offre plusieurs avantages :

1. Accessibilité: Les formulaires en ligne permettent aux participants de compléter et de signer les documents à leur convenance via un appareil mobile. Cela simplifie le processus et réduit plusieurs de vos tâches administratives.
2. Moins d’erreurs: Les décharges numériques minimisent les erreurs liées à l’écriture illisible ou à l’omission de champs importants. Les champs obligatoires et les validations intégrées aident à garantir que toutes les informations nécessaires sont inscrites avec la soumission du document.
3. Stockage et sécurité: Les données des participants sont stockées de manière sécurisée en ligne, avec des sauvegardes régulières et des accès restreints. Cela vous offre une protection accrue contre la perte de données.
4. Automatisation des rappels: Un outil en ligne permet aussi l’envoi automatisé de rappels aux personnes n’ayant pas encore rempli l’acceptation des risques, augmentant ainsi les taux de conversion. Le système relance donc vos clients sans que vous n’ayez à intervenir manuellement.
5. Analyse des données: Les plateformes en ligne offrent des outils d’analyse pour le suivi de documents et vous permettent de générer des rapports. Ceci facilite la gestion des données et la prise de décisions.

Les plateformes populaires pour créer des décharges numériques

Il existe plusieurs plateformes qui vous permettent de créer et de gérer des formulaires d’acceptation des risques en ligne.

Voici quelques options populaires:

1- SmartWaiver:

SmartWaiver est un logiciel de décharge numérique américain pour la gestion de décharge numérique.

• Interface conviviale: Permet de créer des formulaires personnalisés facilement.
• Collecte de signatures électroniques: Assure que les signatures sont valables et sécurisées.
• Personnalisation avancée: Inclut des champs de données personnalisés, des vidéos, et des images pour expliquer les risques.
• Intégrations: Compatible avec des outils de gestion de réservation et des plateformes d’infolettre.
• Stockage sécurisé des données: Conformité aux normes de sécurité et de confidentialité pour protéger les informations des participants.

2- Activity Messenger:

Activity Messenger est une solution québécoise pour créer des formulaire avec signature numérique.

• Solution locale: Conçu spécifiquement pour les PME et OBNL du Québec.
• Conformité aux lois canadiennes: Données stockées au Canada et respect des exigences locales en matière de protection de la vie privée.
• Intégrations avec Canva: Permet de personnaliser les formulaires avec des éléments visuels facilement grâce à l’intégration à Canva.
• Interface en français: Adaptée pour répondre aux besoins linguistiques des utilisateurs québécois.
• Fonctionnalités avancés: Signature, personnalisation, envoi de SMS et paiement en ligne

3- JotForm:

Jotform vous aide à créer des formulaires en ligne et à inclure la signature numérique.

• Création de formulaires flexible: Offre plusieurs modèles et options de personnalisation.
• Collecte de signatures électroniques: Intègre la signature numérique.
• Option de paiements: Inclut des options pour gérer les paiements en ligne.
• Intégrations: Connecte avec diverses applications pour une meilleure gestion des données et des processus.

4- Google Forms:

Google Forms est un outil de création de formulaires gratuit, mais beaucoup plus limité.

• Outil gratuit: Accessible sans frais pour la création de formulaires en ligne.
• Personnalisation de base: Permet de créer des formulaires simples avec des options de personnalisation limitées.
• Collecte et stockage des réponses: Réponses centralisées dans Google Sheets pour une gestion et une analyse simplifiées.
• Intégration avec Google Workspace: Fonctionne bien avec les autres outils Google pour une intégration fluide.
• Moins de fonctionnalités spécialisées: Moins adapté pour des besoins spécifiques en matière de décharges et de formulaires d’acceptation des risques.

Les avantages uniques d'un outils de décharge québécois et francophone

Lorsque vous créez un formulaire d’acceptation des risques pour votre entreprise ou OBNL au Québec, il est essentiel de considérer les avantages spécifiques à une plateforme locale:

1. Conformité aux réglementations locales: Un logiciel québécois comme Activity Messenger garantit la conformité aux lois en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels, telles que la Loi 25.
2. Support en français: Le soutien à la clientèle francophone et la possibilité de personnaliser les formulaires en français permettent une meilleure communication avec les participants et une compréhension claire des termes du formulaire.
3. Conservation des données au canada : Le stockage des données au Canada assure le respect des réglementations canadiennes en matière de protection des données personnelles. Les données de Activity Messenger sont conservé à Montréal.
4. Personnalisation et Marque: Grâce à notre intégration avec Canva, il est possible de concevoir des formulaires qui correspondent à l’image de marque de votre entreprise.

Exemples et types de décharge

La conception de formulaires d’acceptation des risques va varier en fonction des activités et des besoins spécifiques d’une entreprise.

Voici quelques types courants :

• Acceptation des risques: Informer les participants des risques et les protéger contre les réclamations liées à ces risques.
• Décharges de droits à l’image: Permettent d’utiliser les images des participants dans des matériaux promotionnels sans problème juridique.
• Autorisation parentale: Nécessaires lorsque les participants sont mineurs, pour obtenir l’accord des parents ou tuteurs.
• Acceptation de publication de photos ou vidéos: Assurer que les participants sont conscients et d’accord avec la publication de leurs photos ou vidéos dans divers supports médiatiques, en précisant les plateformes et les usages envisagés pour éviter toute contestation dans le futur.

Rédiger un formulaire d'acceptation des risques en 4 Étapes

Voici comment rédiger, créer et faire remplir un formulaire d’acceptation des risques en 4 étapes.

1. Consulter un avocat: Travailler avec un avocat spécialisé est indispensable pour rédiger une acceptation des risques qui sera vous protéger dans le cas d’une poursuite. Les avocats peuvent vous aider à éviter les erreurs et à s’assurer que le document respecte toutes les réglementations légales selon le contexte spécifique de la décharge.
2. Utiliser un logiciel de décharge numérique: Les solutions numériques simplifient le processus de création et de gestion des formulaires d’acceptation des risques. Avec un outil comme Activity Messenger, vous pouvez créer des décharges numériques avec des signatures électroniques, afin de simplifier et sécuriser le processus.
3. Choisir le type de formulaire d’acceptation des risques: Vous devrez choisir le type de décharge qui répond le mieux à vos besoins. Par exemple, une décharge pour un événement sportif peut être différente d’une décharge pour un service de spa. Chaque type de décharge est conçu pour couvrir des aspects spécifiques des risques et des responsabilités.
4. Intégrer et partager la décharge: Une fois ces étapes complétées, vous pouvez la partager avec les participants. Les décharges numériques permettent une signature en ligne, ce qui peut être particulièrement pratique pour les plus grandes organisations et les événements en extérieur. Utiliser plusieurs méthodes telles que des kiosques de décharge, des SMS, des emails, des codes QR, ou l’intégration à votre site Web afin d’offrir plusieurs possibilités à votre client.

Simplifier l'Expérience de Signature Numérique 

Afin d’optimiser davantage l’expérience de vos clients, voici quelques approches qui peuvent faciliter la signature numérique:

• Kiosques de Décharge : Utilisez des tablettes pour transformer des points d’inscription en stations de signature. Cela permet aux participants de signer électroniquement en personne grâce à une interface intuitive.
• Décharges par SMS : Envoyez des liens vers les acceptations des risques par message texte pour une signature plus rapide.
• Via votre site web: Intégrez le formulaire d’acceptation des riques directement dans votre site Web pour que les participants puissent signer avant leur arrivée.
• Liens par Email : Ajoutez des liens vers votre formulaire de décharge dans vos communications courriel pour que les participants puissent les compléter à leur convenance.
• Codes QR: Affichez des codes QR que les participants peuvent scanner pour accéder directement à la décharge sur leurs téléphones mobiles.

Créer un formulaire d'acceptation des risques

Créer et distribuer un formulaire d’acceptation des risques n’a jamais été aussi simple grâce à des outils comme SmartWaiver, JotForms et Activity Messenger. Chacune de ces plateformes offre des fonctionnalités uniques, mais Activity Messenger se démarque par ses options avancées, sa capacité d’intégration dans des processus automatisés, son support francophone et le fait que les données sont conservées au Québec.

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