Activity Messenger, un logiciel d’inscription en ligne québécois vous aide à simplifier et automatiser la gestion de votre club de Gymnastique.
Dans cet article, nous allons couvrir:
Note sur l’auteur: Olivier partage trucs et astuces qu’il a appris au cours des dix dernières années comme propriétaire d’un programme d’activités sportives pour enfants et en tant que cofondateur d’Activity Messenger, aidant des centaines de propriétaires de clubs de gymnastique au Canada et aux États-Unis à créer un processus d’inscription plus intuitif et à simplifier leur gestion administrative.
L’un des problèmes que l’on entend régulièrement est la complexité du processus d’inscription en ligne. Voir défiler une liste interminable de cours n’est pas seulement une perte de temps pour vos clients, c’est une véritable corvée, surtout sur un appareil mobile.
C’est pour cette raison que nous avons créé Activity Messenger.
Nos formulaires d’inscription en ligne sont conçus pour être aussi flexibles que les athlètes qui viennent s’entraîner à votre club. Les parents peuvent rapidement inscrire leurs enfants sans avoir à vous contacter grâce à un processus simple et intuitif.
Réservez un appel d’introduction pour en savoir plus sur notre processus d’inscription.
Vous est-il déjà arrivé de recevoir un courriel qui non seulement vous salue par votre nom, mais qui exprime également votre expérience récente avec une entreprise locale?
C’est le niveau de personnalisation que nous cherchons à offrir à votre club de gymnastique.
Grâce au publipostage, vous pouvez inclure les détails les plus importants : le nom du participant, le nom du cours, la date et l’heure de début, la date de la dernière séance et ce qui les attend.
Avec plus de 80 champs personnalisables (et la possibilité de créer les vôtres), vous pouvez envoyer à des centaines de participants un message unique qui sera automatiquement personnalisé selon la situation de chacun.
Grâce à l’intégration de Canva, les designs de vos courriels sont aussi personnalisables.
Activity Messenger vous permet de créer facilement différentes affiliations pour vos différents types de cours (récréatif ou compétitif).
Vous pouvez proposer des adhésions adaptées à vos cours ou aux activités, qui répondent aux exigences de Gymnastique Québec. Qu’il s’agisse d’une affiliation pour vos cours récréatifs ou d’une autre pour vos athlètes de compétition, il vous suffit de la créer et de la personnaliser en fonction de chaque type de programme, de session ou d’événement.
La possibilité de s’inscrire à des cours qui incluent automatiquement l’adhésion lors de l’inscription en ligne améliore considérablement l’expérience de l’utilisateur. Elle réduit les étapes qu’ils doivent franchir et les plateformes sur lesquelles ils doivent naviguer, réduisant ainsi les frictions et les taux d’abandon.
📌 Conseil: En ajoutant l’affiliation ou l’adhésion à tous vos programmes et cours, vous pouvez être assuré que les gymnastes auront l’adhésion requise s’ils complètent une inscription à votre club de gymnastique.
Si vous utilisez encore des outils tels que SmartWaiver ou si vous n’arrivez pas à faire signer les dérogations en dehors de votre processus d’inscription en ligne, il est peut-être temps de chercher une alternative francophone qui répond mieux à vos besoins.
Avec Activity Messenger, vous pouvez ajouter votre acceptation des risques au processus d’inscription et collecter des renonciations numériques à partir d’un lien ou d’un code QR sans avoir à créer un compte.
Vous pouvez également envoyer votre formulaire d’acceptation des risques par SMS ou automatiser un rappel aux personnes qui ne l’ont pas encore signé. (ex. pour un anniversaire pour enfant).
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Réservez un appel d’introduction pour apprendre comment créer votre formulaire d’acceptation des risques pour votre club de gymnastique.
Proposer des plans de paiement permet d’éliminer une barrière importante à l’inscription pour de nombreuses familles. En permettant aux familles de payer en plusieurs versements, vous élargissez votre clientèle à des familles qui pourraient autrement considérer votre offre de service comme hors de portée.
Lorsque les clients potentiels voient qu’ils ont la possibilité de payer au fur et à mesure, l’obstacle psychologique du coût initial est moindre.
Activity Messenger vous permet de personnaliser les paiements par versement – mensuels ou hebdomadaires, en pourcentage ou à taux fixe et d’ajuster les versements initiaux et plus encore. Vous n’êtes pas obligé d’adopter une approche unique ; créez un plan qui convient à vos besoins et même pour chaque type de cours.
Les factures sont générées automatiquement, les paiements sont collectés à temps et les clients sont informés sans que vous ayez à lever le petit doigt. Cela vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’éliminer le risque d’erreur humaine.
Le calcul au prorata des frais permet d’ajuster le coût des cours pour les gymnastes s’inscrivant suite au début de la session, de sorte qu’elles ne paient que pour les cours restants.
Pour déterminer le coût au prorata, divisez le coût total de la session par le nombre de classes, puis multipliez par le nombre de cours auxquelles la personne inscrite tardivement assistera.
Enfin, grâce aux plans de paiement automatisés, vous bénéficiez également d’un suivi et de rapports faciles à exporter et analyser. Ces données sont précieuses pour mieux comprendre la santé financière de votre club de gymnastique et prendre des décisions plus éclairées.
La gestion d’un club de gymnastique implique aussi de jongler avec les cours privés et de les organiser. Les méthodes traditionnelles peuvent s’avérer lourdes, entraînant un manque d’efficacité et des occasions manquées.
La disponibilité en temps réel et les mises à jour automatiques du calendrier permettent à chacun de gagner du temps et de réduire les erreurs de programmation. Le traitement des paiements est également simplifié ; les clients peuvent payer en ligne au moment de la réservation, ce qui non seulement assure un revenu immédiat, mais réduit également la charge administrative.
Les formulaires de réservation personnalisables vous permettent de recueillir des informations spécifiques sur les besoins de chaque gymnaste, ce qui garantit que les instructeurs sont bien préparés pour chaque cours privé. De plus, les rappels automatisés permettent à tout le monde (l’entraîneur, les parents et vous) d’être sur la même longueur d’onde, ce qui réduit considérablement les absences.
Au final, vous ne vous contentez pas d’optimiser une seule tâche, vous améliorez l’ensemble du flux de réservations de cours privés de votre club de gymnastique.
En plus de l’entraînement de vos gymnastes, vous devez aussi passer du temps à la gestion des événements et des compétitions.
Avec Activity Messenger, vous pouvez mettre en place votre billetterie en ligne en un clin d’œil, avec des champs personnalisés qui capturent toutes les informations importantes dont vous avez besoin de la part des participants et visiteurs.
Les tableaux de bord en temps réel vous donnent une visibilité instantanée sur la vente de billets, et les rappels automatisés par courriel et par texto gardent les gens bien informés.
Vous avez un changement ou une modification de dernière minute? Pas de problème.
En quelques clics, vous pouvez joindre tout le monde avec l’envoi ciblé de textos/courriels.
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Apprenez comment le club de gymnastique Flip City a augmenté ses ventes en utilisant Activity Messenger pour ses compétitions provinciales.
« Je pense vraiment qu’Activity Messenger est la meilleure façon de faire. Pour la facilité d’utilisation et le temps économisé. Mais aussi parce que les exigences en matière de formation du personnel et des bénévoles sont si minimes. L’achat de billets à l’aide des téléphones et du code QR a changé la donne. Nous avons beaucoup de personnes qui achètent des billets en même temps, au lieu d’une file d’attente de personnes qui attendent leur tour »
Les rapports financiers sont essentiels pour permettre aux clubs de gymnastique de mieux comprendre leur santé financière. Ils permettent de suivre les revenus et favorisent une allocation intelligente des ressources et une viabilité à long terme.
Activity Messenger consolide toutes les données financières (frais de cours, marchandises, événements et dons) en une seule plateforme. Plus besoin de jongler avec des feuilles de calcul; c’est efficace et sans erreur.
Nos outils vous donnent un aperçu détaillé des sources de revenus, des frais de cours aux promotions, ce qui vous aide à prendre des décisions fondées sur l’analyse de données pour améliorer vos finances.
Oubliez les feuilles de calcul Excel; nos rapports visuels offrent un aperçu rapide et intuitif de la santé financière de votre club.
Personnalisez les rapports pour vous concentrer sur les aspects qui vous importent, qu’il s’agisse de la rentabilité des cours, de la vente de billets à vos événements ou pour déterminer le coût des affiliations à Gymnastique Québec.
Les fiches d’évaluation sont essentiel pour les clubs de gymnastique afin de mesurer les progrès des athlètes et d’optimiser vos entraînements. Elles permettent aux entraîneurs d’identifier les points forts et les choses à améliorer pour chaque gymnaste.
Dans un domaine compétitif comme la gymnastique, ce type d’entraînement ciblé peut faire la différence et permettre à un club de se démarquer.
La fonction de suivi des habiletés dans Activity Messenger élimine le besoin de feuilles et d’évaluation papier. Les entraîneurs et les administrateurs peuvent facilement remplir les données relatives aux compétences dans votre logiciel de gestion pour club de gymnastique.
Activity Messenger offre une interface facile à utiliser où les entraîneurs peuvent classer les compétences par niveau, par discipline ou selon d’autres critères pertinents pour vos programmes de gymnastique.
Lorsqu’un gymnaste atteint une étape ou un niveau, un certificat personnalisé peut être généré automatiquement. Vous pouvez concevoir ces certificats (en utilisant notre intégration Canva) pour qu’ils correspondent à l’image de marque de votre club de gymnastique.
Ces certificats peuvent être imprimés et remis en personne ou envoyés par courriel ou par SMS.
Dans le tourbillon de la gestion d’un club de gymnastique, l’importance des sondages de fin de session est souvent négligée. Voyons pourquoi ils sont essentiels et comment automatiser la collecte de sondages de fin de session.
La première règle de toute entreprise prospère ? Connaître ses clients. Un sondage bien conçu vous permettra de savoir ce que vos gymnastes aiment et ce que vous devez améliorer. Quelles sont les performances de votre personnel ? Les structures des cours répondent-elles aux attentes ? Les réponses à ces questions sont inestimables afin de mieux comprendre le niveau de satisfaction ainsi que les correctifs à apporter.
Oubliez les configurations complexes; un logiciel pour la gymnastique moderne tel qu’Activity Messenger vous facilite la tâche. Que vous utilisiez l’un de nos modèles ou que vous convertissiez un sondage existant, notre intégration Canva vous permet d’ajouter une touche personnalisée. Partagez le lien et commencez à recueillir des informations précieuses, le tout en quelques minutes.
Nous simplifions aussi l’interprétation des données pour que vous puissiez prendre des décisions éclairées grâce à nos outils d’analyse de données. Automatisez même l’envoi des sondages en fonction des dates de fin de session et Activity Messenger s’occupe du reste.
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Vous utilisez SurveyMonkey ? Découvrez comment Activity Messenger remplace SurveyMonkey par un outil francophone et Québécois.
Une trop grande partie de votre journée est consacrée à la gestion des tâches administratives qui n’en finissent plus de se multiplier – surtout si vous les faites encore manuellement.
Je suis passé par là, jonglant avec les tâches opérationnelles tout en essayant de me concentrer sur mes athlètes.
Imaginez maintenant pouvoir récupérer 15 à 20 heures par mois. Comment faire? En automatisant la majorité de vos tâches administratives.
Envoyez un courriel automatisé 5 à 7 jours avant le début de la session avec les éléments suivants: le lieu, l’heure, la date et la liste des choses à apporter. Vous pouvez créer un seul modèle pour tous vos cours et Activity Messenger envoi automatiquement au bon moment avec les bonnes informations pour chaque famille inscrite.
La session est sur le point de se terminer. Vous savez que votre boîte de réception est sur le point de devenir un centre FAQ pour les inscriptions à la prochaine session. Un courriel automatisé 7 jours avant la fin de la session vous permet de gagner du temps et de mieux communiquer la suite des choses à vos gymnastes. Ajoutez un lien rapide pour l’inscription à la prochaine session, et le tour est joué.
La majorité des plateformes d’inscription pour la gymnastique envoient un courriel de confirmation générique lorsqu’un client s’inscrit. Mais avec Activity Messenger vous pouvez le personnaliser selon vos besoins afin de réduire le nombre de courriels de support liés à l’inscription en ligne.
En savoir plus: Ce que devrait inclure un courriel de confirmation suite à une inscription
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À noter: L’automatisation de tâches ne signifie pas que vous supprimez la touche personnelle. Au contraire, cela vous donnera plus de temps pour tisser des liens avec votre communauté de gymnastes.
Nous comprenons que vos infolettres doivent être plus que de simples messages ; elles doivent être une expérience qui reflètent la marque et la personnalité unique de votre club et communauté de gymnastes.
Un logiciel de gestion pour club de gymnastique ne serait complet sans des outils marketing et de gestion pour vos anniversaires pour enfants. Activity Messenger vous simplifie la tâche en automatisant l’envoi d’un courriel personnalisé spécifique aux anniversaires pour enfants. L’envoi se déclenche quelques semaines avant la date de naissance des enfants dans votre base de données. Cela permet de générer des revenus supplémentaires pour votre club.
Le processus d’essai gratuit grâce à Activity Messenger simplifie l’integration de nouveaux gymnastes. Vous pouvez créer une expérience unique pour vos clients potentiels en leur présentant votre club et ses avantages. Cette approche augmente la probabilité qu’ils voient la valeur dès leurs premiers cours.
Activity Messenger n’est pas seulement une alternative francophone à Mailchimp; c’est une solution marketing complète conçue pour les besoins uniques des clubs de gymnastique du Québec.
Avec un logiciel de gestion de gymnastique comme Activity Messenger, vos listes de présences sont créées et mises à jour instantanément et tout changement est immédiatement accessible à l’ensemble de votre personnel.
Vos entraîneurs ne devraient pas avoir le même niveau d’accès selon leur rôle dans votre club. Vous pouvez donc leur donner différents accès selon les cours qu’ils enseignent.
L’utilisation d’Activity Messenger facilite l’arrivée et le départ des gymnastes. Si une erreur humaine aurait été commise, la plateforme permet aux responsables du club de procéder manuellement aux correctifs.
Il est également possible d’envoyer des SMS/Textos ciblés à vos listes de présence grâce à notre logiciel pour clubs de gymnastique.
